Rechnung schreiben — die 9 Pflicht­angaben (+ Sonderfall Kleinunternehmer) nach § 14 UStG (2026)

Eine Rechnung ohne Pflichtangaben ist im schlimmsten Fall keine Rechnung. Im besten Fall fragt Ihr Kunde nach. Im wahrscheinlichsten Fall bezahlt er einfach nicht. Diese Anleitung gibt Ihnen die vollständige § 14 UStG-Checkliste — mit den 2025er Änderungen zur E-Rechnungspflicht und allen Fallstricken aus der aktuellen BMF-Verwaltungsauffassung.

1. Rechtsgrundlage: Wann muss überhaupt eine Rechnung ausgestellt werden?

Nach § 14 Abs. 2 UStG sind Sie als Unternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung eine Rechnung auszustellen, wenn Sie an einen anderen Unternehmer (B2B) oder an eine juristische Person leisten. Bei Werkleistungen an Privatpersonen (B2C) im Bau- oder Reinigungsbereich besteht ebenfalls Rechnungs-Ausstellungspflicht. Bei sonstigen B2C-Geschäften ist die Rechnung optional, in der Praxis aber Standard.

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind rechnungspflichtig — sie weisen aber keine Umsatzsteuer aus und ergänzen den Pflicht-Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine fehlende oder fehlerhafte Rechnung führt nicht zum Verlust Ihrer Forderung, aber Ihr Kunde kann ohne korrekte Rechnung keine Vorsteuer ziehen — was die Bezahl-Bereitschaft deutlich senkt.

2. Die 9 Pflichtangaben im Detail

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Aussteller).
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunden).
3. Steuernummer ODER USt-IdNr. des leistenden Unternehmers — beides reicht, beides ist zulässig.
4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer. Lücken sind erlaubt, jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden.
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung. „Beratung” reicht nicht — „Beratung CRM-Migration im März 2026″ ist die richtige Detailtiefe.
7. Leistungszeitraum oder Leistungsdatum. Pflichtfeld, wird oft vergessen — der Kunde braucht es für die Vorsteuer-Buchung im richtigen Voranmeldungs-Zeitraum.
8. Entgelt — der Netto-Betrag, ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselt.
9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag in Euro. Bei Steuerfreiheit der Hinweis auf die einschlägige Vorschrift.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Steuerbefreiung — etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” oder „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG”. § 14 Abs. 4 UStG und § 34a UStDV legen den genauen Wortlaut nicht fest; entscheidend ist allein, dass die Steuerbefreiung klar erkennbar ist. Auch frühere Formulierungen wie „nicht umsatzsteuerbar” sind weiterhin zulässig, solange der Bezug zur Befreiung nach § 19 UStG eindeutig wird — wir empfehlen jedoch die explizite Nennung des Paragrafen.

Sonderfall Reverse-Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers): Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen oder Bauleistungen nach § 13b UStG fällt zusätzlich der Pflicht-Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” an (Nr. 10 in § 14 Abs. 4 UStG); der Steuerausweis entfällt dafür.

3. Kleinbetragsrechnung — vereinfachte Form bis 250 €

Bei Rechnungen bis 250 € brutto greift § 33 UStDV: Sie müssen nur die folgenden Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Brutto), den anzuwendenden Steuersatz oder bei Steuerbefreiung den Hinweis darauf.

Praktisch relevant für Coworking-Tagespass, Quittung beim Office-Supplies-Einkauf, Restaurant-Rechnung. Wichtig: Auch eine Kleinbetragsrechnung muss die Anschrift des Empfängers nicht enthalten. Wenn Sie aber eine ordnungsgemäße Rechnung über mehr als 250 € brutto ausstellen wollen (oder Ihr Kunde sie verlangt), gelten alle 9 Pflichtangaben — auch wenn der Betrag nur knapp über 250 € liegt.

4. E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung in § 14 UStG schrittweise verpflichtend gemacht. Seit 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer. Eine E-Mail-Postfach allein reicht nicht aus, da die Formate XRechnung und ZUGFeRD strukturierte XML-Daten enthalten.

Die Versendungspflicht ist gestaffelt: bis 31.12.2026 dürfen alle B2B-Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € im B2B ausschließlich E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Unternehmen — außer Kleinunternehmer (§ 34a UStDV).

5. Was ist eine E-Rechnung — und was ist keine?

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der die Pflichtangaben in einem XML-Format enthält und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Zulässige Formate: XRechnung (rein XML), ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (XML eingebettet in PDF), oder vereinbarte Formate, die der Norm DIN EN 16931 entsprechen.

Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung”. Auch eingescannte Papier-Rechnungen, JPG-Fotos oder Word-Dateien zählen nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil führend — Abweichungen zwischen XML und der eingebetteten PDF gehen zu Lasten des Ausstellers (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

6. E-Rechnung als Kleinunternehmer

§ 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer von der Versendungs-Pflicht aus. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (PDF, Papier) ausstellen — auch nach dem 01.01.2028. Die Empfangs-Pflicht gilt aber: Wenn ein B2B-Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese öffnen, lesen und 8 Jahre archivieren können.

Praktisch: Auch als Kleinunternehmer sollten Sie eine Buchhaltungs-Software oder einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer einsetzen. Die meisten modernen Rechnungs-Tools (lexoffice, sevDesk, Qonto, accountable, FastBill) erstellen automatisch ZUGFeRD-Rechnungen — in der freiwilligen Variante haben Sie keinen Mehraufwand und sind 2028er-ready.

7. Was ist von der E-Rechnung ausgenommen?

Die E-Rechnungspflicht greift nicht in den folgenden Fällen:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Vermietung, ärztliche Heilbehandlungen, Versicherungsleistungen)
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — generell ausgenommen
• Rechnungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts — gegebenenfalls eigene XRechnung-Standards (z. B. ZRE-Bund)

Für diese Ausnahmen können Sie weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen — auch nach 2028.

8. Was zusätzlich auf jede gute Rechnung gehört

Über die 9 Pflichtangaben hinaus erleichtern weitere Felder die Geschäftsabwicklung erheblich:

• Bankverbindung mit IBAN, BIC, Bankname — sonst muss der Kunde nachfragen
• Zahlungsfrist (typisch 14 Tage netto, bei B2B oft 30 Tage)
• Skonto-Angabe, falls relevant („2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen”) — beachten Sie BGH-Rechtsprechung zur klaren Skonto-Werbung
• Bei B2B-Reverse-Charge im EU-Ausland: Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”
• Bei Werkleistungen an Privatpersonen (Bau, Reinigung): Aufbewahrungs-Hinweis nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG („Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren”)
• Verweis auf separate AGB, falls vorhanden

9. Aufbewahrungsfrist und GoBD

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, in Kraft seit 01.01.2025) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren Frist zum 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war. Wichtig: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Geschäftsunterlagen 6 Jahre.

Die Aufbewahrung muss GoBD-konform erfolgen — lesbar, vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar. Eine PDF im verschlüsselten Cloud-Speicher mit Versions-Kontrolle reicht. Ein JPG einer abfotografierten Papier-Rechnung erfüllt die Lesbarkeits-Anforderung nur, wenn die Bildqualität klar genug ist und alle Pflichtangaben erkennbar sind. Bei E-Rechnungen muss der originale strukturierte Datensatz (XML) aufbewahrt werden, nicht nur eine Visualisierung.

10. Häufige Fehler in der Praxis

Fehler 1: Unklare Leistungsbeschreibung. „Beratung Mai 2026″ ist zu vage. „Strategie-Beratung CRM-Auswahl, 12 Stunden, Mai 2026″ ist die richtige Tiefe.

Fehler 2: Doppelte Rechnungsnummer. Klassiker bei manuellem Schreiben. Eine Buchhaltungs-Software vergibt Nummern lückenlos — manuell führen Sie ein Nummern-Register.

Fehler 3: Fehlendes Leistungsdatum. Ohne dieses Feld kann der Kunde die Vorsteuer im falschen Zeitraum buchen.

Fehler 4: PDF-Rechnung an B2B-Großkunden. Großkunden lehnen seit 2026 oft PDFs ab und verlangen XRechnung — auch ohne Versendungspflicht für Sie.

Fehler 5: Unklarer Kleinunternehmer-Hinweis. § 14 Abs. 4 UStG und § 34a UStDV legen keinen festen Wortlaut fest — entscheidend ist allein, dass die Steuerbefreiung erkennbar ist. Empfehlenswert ist eine eindeutige Formulierung mit Paragrafen-Nennung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” oder „umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG”. Auch frühere Formulierungen wie „nicht umsatzsteuerbar” sind weiter zulässig, solange der Bezug zu § 19 UStG klar wird.

11. Rechnung korrigieren — wie?

Eine fehlerhafte Rechnung darf nicht einfach gelöscht und neu geschrieben werden. Korrekt ist eine Stornorechnung mit negativen Beträgen und Verweis auf die Original-Rechnungsnummer, gefolgt von einer neuen, korrigierten Rechnung mit eigener Nummer. So bleibt die lückenlose Nummern-Folge erhalten.

Bei E-Rechnungen muss die Berichtigung ebenfalls als E-Rechnung erfolgen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025) — eine Korrektur per E-Mail oder Anhang reicht nicht. Ausnahme: Wenn die ursprüngliche Rechnung wegen § 27 Abs. 38 UStG noch als sonstige Rechnung zulässig war, kann auch die Korrektur als sonstige Rechnung erfolgen.

12. Häufig gestellte Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle als Rechnung? Nur als sonstige Rechnung in der Übergangsphase bis 2028. Eine ordnungsgemäße E-Rechnung muss XML-strukturiert sein.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt? Ihr Kunde verliert das Recht auf Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung. Im Streitfall haftet der Aussteller.

Wie lange habe ich Zeit, die Rechnung auszustellen? 6 Monate nach Leistungsausführung, bei B2B (§ 14 Abs. 2 UStG).

Brauche ich eine USt-IdNr.? Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen an EU-Unternehmer ausführt, muss eine USt-IdNr. beantragen — eine Mindestschwelle gibt es dafür nicht. Die 12.500 €-Grenze in § 1a Abs. 3 UStG (Erwerbsschwelle) betrifft nur Schwellenerwerber wie Kleinunternehmer, die ab diesem Wert auf innergemeinschaftliche Erwerbe Umsatzsteuer abführen müssen. Für reine Inlandstätigkeit ist die USt-IdNr. optional, aber B2B-empfehlenswert.

Schreiben Sie Ihre Rechnung direkt im Browser: Rechnungs-Generator — die 9 Pflichtangaben (plus Sonderfall Kleinunternehmer) werden geprüft, das Ergebnis ist ein druckfertiges PDF, und Ihre Daten verlassen das Gerät nicht (vollständig client-seitig). Mit unserer Rechnungs-Vorlage als DOCX haben Sie auch eine Word-Variante, falls Sie die Rechnung manuell anpassen möchten. Hinweis: Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) erstellt der Generator aktuell nicht — siehe E-Rechnungs-Pflicht unten.