E-Rechnungs-Pflicht 2025 — was Freelancer jetzt umsetzen müssen

Stand: Mai 2026

Von · veröffentlicht 8. Mai 2026

Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger E-Rechnungen verarbeiten können — auch Freelancer und Kleinunternehmer. Die Versendungspflicht greift gestaffelt bis 01.01.2028. Diese Anleitung erklärt, was eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG genau ist, welche Formate zulässig sind, welche Übergangsfristen für wen gelten und welche Software die Anforderungen erfüllt.

1. Der Rechtsrahmen: Wachstumschancengesetz und § 14 UStG

Mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet März 2024) wurde die obligatorische E-Rechnung in § 14 UStG verankert. Die EU-Richtlinie ViDA („VAT in the Digital Age”) gibt den Rahmen vor — Deutschland setzt sie schrittweise um. Ziel: Vereinfachung der Umsatzsteuer-Kontrolle, Reduktion von Steuer-Hinterziehung, Effizienzgewinn durch Maschinen-Lesbarkeit.

Die zentrale Regelung steht in § 14 Abs. 2 UStG, ergänzt durch die Übergangsvorschrift § 27 Abs. 38 UStG. Die Verwaltungsauffassung kommt in zwei BMF-Schreiben: vom 15.10.2024 (Grundlagen) und vom 15.10.2025 (Klarstellungen, insb. zur Validierungspflicht und zu Pflichtangaben). Beide Schreiben sind für die Praxis maßgeblich und sollten bei Software-Auswahl beachtet werden.

2. Was ist eine E-Rechnung — präzise definiert

§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert die E-Rechnung als „elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht”. Drei Anforderungen:

  1. Strukturiertes Format — die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbare Datenfelder vor (XML), nicht als unstrukturierter Text in einer PDF.
  2. Elektronische Verarbeitung möglich — die Daten können automatisiert in Buchhaltungs-Software importiert werden, ohne manuelle Erfassung.
  3. Konform mit der Norm DIN EN 16931 — die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, die auch der Validierung zugrunde liegt.

Eine PDF mit Klartext-Rechnung erfüllt keine dieser Anforderungen. Auch ein Foto einer Papier-Rechnung, eine Excel-Tabelle oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnungen.

3. Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung ist das vom Bund vorgegebene Format für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen (Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung). Reine XML-Datei mit definierter Struktur, ohne menschenlesbare Anmutung. Visualisierung erfolgt über separate Viewer.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: eine PDF-A-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Vorteil: menschenlesbar (PDF) und maschinenlesbar (XML) in einer Datei. Ab Version 2.0.1 entspricht ZUGFeRD der EN 16931 und ist zulässig. Bei Konflikten zwischen XML und PDF gilt nach BMF-Schreiben vom 15.10.2025: der strukturierte XML-Teil ist führend.

Daneben sind „andere strukturierte Formate” zulässig, sofern Sender und Empfänger einvernehmlich nutzen und sie EN-16931-konform sind. Praktisch relevant z. B. EDIFACT in der Industrie, Peppol UBL im internationalen Verkehr.

4. Übergangsfristen — der Zeitstrahl bis 2028

Der Zeitplan im Überblick:

  • Seit 01.01.2025: Empfangs-Pflicht für alle inländischen B2B-Empfänger. Versenden weiterhin freiwillig in elektronischer Form.
  • Bis 31.12.2026: alle B2B-Unternehmen dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
  • Ab 01.01.2027: Versendungs-Pflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz (= 2026) über 800.000 € im B2B. Kleinere Unternehmen dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen.
  • Ab 01.01.2028: Versendungs-Pflicht für alle B2B-Unternehmen — außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die per § 34a UStDV befreit bleiben.

Wichtig: Die Empfangs-Pflicht hat keine Übergangsfrist und keine Ausnahme. Wer ab 01.01.2025 keine E-Rechnung verarbeiten kann, riskiert in der Betriebsprüfung Buchführungs-Mängel.

5. Sonderregelung für Kleinunternehmer

§ 34a UStDV (durch das Jahressteuergesetz 2024 eingeführt) befreit Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Versendungs-Pflicht. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen — auch nach 01.01.2028. Die Empfangs-Pflicht gilt aber identisch wie für alle anderen Unternehmer.

Praktisch: Wenn Sie als Kleinunternehmer von einem B2B-Lieferanten eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten, müssen Sie diese öffnen, lesen, archivieren können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht nicht — Sie brauchen eine Software, die XML strukturiert anzeigt. Praxis-Empfehlung: nutzen Sie eine Buchhaltungs-Software wie lexoffice, sevDesk, accountable oder kostenlose Tools wie PDF24 — die erstellen Eingangs-Visualisierungen automatisch und archivieren GoBD-konform.

6. Was ist von der E-Rechnung ausgenommen?

Die E-Rechnungspflicht greift nicht bei:

  • Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweisen (§ 34 UStDV)
  • Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — z. B. Vermietung, ärztliche Heilbehandlung, Versicherungsleistungen, Kreditvermittlung
  • Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — generell nicht erfasst
  • Rechnungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts — gegebenenfalls eigene XRechnung-Standards (ZRE-Bund, OZG-RE)

Für diese Fälle bleiben Papier- und PDF-Rechnungen auch nach 2028 zulässig. Wichtig: Die Ausnahmen entheben Sie nicht von der Empfangs-Pflicht für E-Rechnungen, die Sie aus anderen Geschäftsvorgängen erhalten.

7. Pflichtangaben im strukturierten XML

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar: Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG (Leistungsdatum, Steuersatz, Entgelt, USt-Betrag, Leistungsbeschreibung, Empfänger-Adresse) müssen im strukturierten XML-Teil enthalten sein. Verweise auf einen unstrukturierten Anhang (PDF, Lieferschein, Web-Link) sind unzureichend — die XML muss alleinstehend prüfbar sein.

Ergänzende Angaben dürfen in der eingebetteten PDF oder einem Anhang stehen (z. B. detaillierte Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse). Die maschinelle Verarbeitung muss aber komplett aus dem XML-Teil möglich sein. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, deren PDF-Visualisierung andere Beträge zeigt als das eingebettete XML, schuldet im Zweifel nach § 14c UStG zu viel ausgewiesene Steuer.

8. Validierungs-Empfehlung des BMF

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 empfiehlt nachdrücklich die Validierung von E-Rechnungen — sowohl beim Erstellen als auch beim Empfangen. Eine Validierung prüft, ob die XML-Struktur den EN-16931-Vorgaben entspricht und alle Pflichtangaben logisch korrekt sind (z. B. Steuersatz und Steuerbetrag passen zueinander).

Die Validierung ist keine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, aber ein erheblicher Schutz vor formellen Fehlern. Die meisten modernen Buchhaltungs-Tools (lexoffice, sevDesk, DATEV) validieren automatisch beim Erstellen. Für Empfänger gibt es kostenlose Validatoren der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) und beim Bundesministerium des Innern.

9. Software-Auswahl für Freelancer

Marktübersicht 2026 für Solo-Selbstständige — unbezahlte redaktionelle Auswahl, keine Affiliate-Links (Stand Mai 2026):

  • lexoffice (Lexware): 9–24 €/Monat, ZUGFeRD-Erstellung, Eingangs-Verarbeitung, deutsche Buchhaltungs-Standards
  • sevDesk: 12–35 €/Monat, gute UX, einfache Vorlagen, ZUGFeRD/XRechnung
  • accountable: 16–50 €/Monat, fokussiert auf Solo-Selbstständige, automatische Steuer-Berechnung
  • FastBill: 9–35 €/Monat, gute Schnittstellen zu Banken, ZUGFeRD-Versand
  • Qonto (Geschäftskonto + Buchhaltung): 9–69 €/Monat als Bundle
  • kostenlos: PDF24 Tools: für gelegentliche E-Rechnungen ohne Buchhaltung

Preise und Funktionsumfang ändern sich häufig — bitte beim jeweiligen Anbieter prüfen. Auswahl-Kriterien: ZUGFeRD-Erstellung in mindestens Profil EN 16931, Eingangs-Visualisierung, GoBD-konforme Archivierung über mindestens 8 Jahre, Schnittstelle zum Steuerberater (DATEV-Export). Vorsicht bei sehr günstigen Tools ohne offizielle GoBD-Zertifizierung.

10. B2C-Rechnungen und EU-Ausland

Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst. Sie können weiter Papier-, PDF- oder formlose Quittungen ausstellen. Praktisch bedeutet das: Coaches mit Endkunden, Online-Shops mit Privatkunden, Dienstleister im Privatkundengeschäft müssen sich nicht zwingend umstellen.

Bei EU-grenzüberschreitenden Rechnungen gilt nationales Recht des Empfängers — manche EU-Staaten haben eigene E-Rechnungs-Pflichten (Italien seit 2019, Frankreich gestaffelt, Polen ab 2026). Innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen mit Reverse-Charge-Regelung können wahlweise in deutscher XRechnung oder im internationalen Format Peppol UBL erfolgen. Achten Sie auf den Empfänger-Wunsch — Konzerne haben oft eigene Vorgaben.

11. Praktische Umstellungs-Schritte

Auch wenn Sie als Kleinunternehmer oder Freelancer mit Vorjahresumsatz unter 800.000 € noch bis 2028 Zeit haben — frühe Umstellung lohnt sich:

  1. Software auswählen (siehe oben), Test-Account einrichten, eine Test-Rechnung erstellen lassen, ans eigene E-Mail senden, prüfen.
  2. Empfangs-Postfach einrichten — viele Tools bieten ein dediziertes Inbox-Mail an, in das Sie ZUGFeRD-Rechnungen weiterleiten können.
  3. Lieferanten informieren — bitten Sie um ZUGFeRD oder XRechnung statt klassische PDF; viele Großkunden bieten das längst an.
  4. Archivierung prüfen — GoBD-konformes Archivierungs-System (8 Jahre, unveränderbar, lesbar) sollte Software-seitig automatisch funktionieren.
  5. Steuerberater einbinden — Schnittstelle zu DATEV oder anderen Tools sicherstellen.

12. Häufig gestellte Fragen

Reicht ZUGFeRD 2.0.1 als E-Rechnung? Ja, ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllt die EN 16931 und ist zulässig.

Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnung empfangen kann? Sie verlieren möglicherweise den Vorsteuerabzug aus E-Rechnungen, die Lieferanten Ihnen schicken — und Sie verstoßen gegen die Aufbewahrungspflicht.

Müssen Vereine und Privatpersonen E-Rechnungen empfangen können? Nur wenn sie unternehmerisch tätig sind (Wirtschaftsbetriebe von Vereinen). Private Endverbraucher: nein.

Was ist mit Dauerrechnungen (Mietverträge, Software-Abos)? Bei Dauer-Schuldverhältnissen reicht eine einmalige E-Rechnung über die Vertragslaufzeit (BMF-Schreiben 15.10.2024 Rn. 30); ändern sich Pflichtangaben, ist eine Berichtigung notwendig.

Solange Sie als Kleinunternehmer oder unter 800.000 € Vorjahresumsatz keine E-Rechnung versenden müssen, nutzen Sie unseren Rechnungs-Generator: er erstellt eine ordnungsgemäße PDF-Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, vollständig client-seitig, ohne Anmeldung. Für strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD-XML) ab 2027/2028 brauchen Sie ein zertifiziertes Buchhaltungs-Tool wie lexoffice, sevDesk oder accountable — oder den kostenlosen XRechnung-Validator der KoSIT. Für vorlagen-gestützte Word-Bearbeitung steht die Rechnungs-Vorlage als DOCX bereit.

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