Betriebsausgaben absetzen 2026 – Leitfaden für Freelancer

Mit 40.000 Euro Jahresumsatz kannst du als Freelancer zwischen 3.000 und 5.000 Euro Einkommensteuer im Jahr sparen — wenn du konsequent alle abzugsfähigen Posten geltend machst. Das Stichwort lautet betriebsausgaben absetzen freelancer: Wer hier nachlässig ist, verschenkt echtes Geld. Dieser Ratgeber zeigt dir, welche Ausgaben das Finanzamt akzeptiert, wo die GWG-Grenze liegt und wie du die Belegpflicht rechtssicher umsetzt. Für den nächsten Schritt — wie du die Ausgaben korrekt in deine Erklärung einträgst — empfehle ich dir unsere Steuererklaerung als Freelancer.

Was sind Betriebsausgaben? (§ 4 Abs. 4 EStG)

Das Einkommensteuergesetz definiert Betriebsausgaben in § 4 Abs. 4 EStG knapp: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.” Entscheidend ist der betriebliche Veranlassungszusammenhang — nicht der Wille, Steuern zu sparen.

In der Praxis teilen sich Betriebsausgaben in zwei Kategorien:

Sofortabzug (GWG-Grenze)

Kosten bis 800 Euro netto gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Du setzt sie vollständig im Anschaffungsjahr ab — kein Abschreibungsplan, kein Aufwand.

Abschreibung (AfA)

Bei Anschaffungskosten über 800 Euro netto verteilst du den Aufwand auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Ein Laptop zum Beispiel läuft nach der amtlichen AfA-Tabelle über 3 Jahre ab. Kostet er 1.200 Euro netto, setzt du jährlich 400 Euro an.

Wichtig: Die 800-Euro-Grenze bezieht sich auf den Nettobetrag, also den Preis ohne Umsatzsteuer. Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer geltend machen können, rechnen mit dem Bruttobetrag. Ob sich für dich Regelbesteuerung oder die Kleinunternehmerregelung lohnt, erklärt dir unser Artikel zu Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung.

Die häufigsten Betriebsausgaben für Freelancer

Home Office und Arbeitszimmer

Seit 2023 gilt eine überarbeitete Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Arbeitstag, maximal 1.260 Euro im Jahr (entspricht 210 Tagen). Du brauchst kein abgeschlossenes Arbeitszimmer — der Küchentisch reicht aus, solange du dort tatsächlich arbeitest.

Hast du ein separates, ausschließlich beruflich genutztes Arbeitszimmer, kannst du die anteiligen tatsächlichen Kosten absetzen: Miete, Nebenkosten, Strom, Reinigung. Den Anteil berechnest du nach der Fläche — Zimmer 15 qm, Wohnung 75 qm, ergibt 20 Prozent der Gesamtkosten.

Hardware und Software

Laptop, Computer, Bildschirm, Tastatur: Bis 800 Euro netto sofortiger Vollabzug. Darüber läuft die AfA 3 Jahre. Software-Abonnements — Adobe Creative Cloud, Figma, Slack, Zoom, Microsoft 365 — sind voll absetzbar, solange du sie beruflich nutzt. Jahreslizenzen trägst du im Jahr der Zahlung ab.

Kommunikation

Telefon und Internet lassen sich bei gemischter privater und beruflicher Nutzung pauschal mit 50 bis 80 Prozent ansetzen. Das Finanzamt akzeptiert diesen Schätzwert ohne Einzelnachweis. Wer nachweislich nahezu ausschließlich beruflich telefoniert, kann bis zu 100 Prozent geltend machen.

Fahrtkosten

Für Geschäftsfahrten mit dem eigenen PKW setzt du 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer an (einfache Fahrt). Fahrten zum Kunden, zu Netzwerktreffen oder zu Behörden zählen dazu. Alternativ nimmst du die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs anteilig, was sich bei älteren Autos lohnen kann. ÖPNV-Tickets für berufliche Fahrten sind vollständig absetzbar.

Fortbildung und Fachliteratur

Kurse, Seminare, Online-Workshops, Zertifizierungen — all das geht direkt in die Betriebsausgaben, wenn du den beruflichen Bezug nachweisen kannst. Fachbücher und Zeitschriften sind vollständig absetzbar, auch wenn du sie digital kaufst. Konferenzgebühren inklusive Reisekosten zur Veranstaltung sind ebenfalls abzugsfähig.

Versicherungen

Berufshaftpflicht und Betriebshaftpflicht sind klassische Betriebsausgaben — voll absetzbar. Die private Krankenversicherung eines Selbstständigen gilt dagegen als Sonderausgabe, nicht als Betriebsausgabe. Sie landet deshalb in der Anlage Vorsorgeaufwendungen deiner Steuererklärung.

Bewirtungskosten

§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG erlaubt den Abzug von 70 Prozent der nachgewiesenen Bewirtungskosten — 30 Prozent gelten steuerlich als privater Anteil. Pflicht ist ein Bewirtungsbeleg mit vier Angaben: Anlass des Treffens, teilnehmende Personen, Ort und Gesamtbetrag. Fehlt eine dieser Angaben, streicht das Finanzamt den gesamten Betrag.

Sonstige Betriebsausgaben

Büroausstattung und Arbeitsmittel

Schreibtischstuhl, Lampe, Drucker, Headset: vollständig absetzbar, bei Kosten über 800 Euro netto über AfA verteilt.

Subunternehmer und Honorare

Was du an andere Freelancer oder Agenturen zahlst, ist vollständig absetzbar. Achte auf ordnungsgemäße Rechnungen.

Steuerberatung und Buchhaltungssoftware

Steuerberatergebühren, Kosten für Lexoffice, Sevdesk oder DATEV — voll absetzbar. Die Jahresgebühr für dein Buchhaltungsprogramm trägst du im Zahlungsjahr ab.

Geschäftskonto-Gebühren

Kontoführungsgebühren, Überweisungsgebühren, Kartengebühren deines Geschäftskontos sind vollständig absetzbar. Das gilt auch für Gebühren bei Stripe, PayPal Business oder ähnlichen Zahlungsanbietern.

Homeoffice-Pauschale vs. echtes Arbeitszimmer — ein Vergleich

Rechenbeispiel: Zahlst du 1.200 Euro Warmmiete für eine 60-qm-Wohnung und hast ein 12-qm-Arbeitszimmer, beträgt dein absetzbarer Anteil 20 Prozent = 240 Euro monatlich = 2.880 Euro im Jahr. Das übersteigt die Pauschale deutlich. Ohne abgeschlossenes Zimmer bleibst du bei 1.260 Euro.

Was du NICHT absetzen kannst

Manche Ausgaben erscheinen beruflich, sind es aber steuerlich nicht:

• Private Lebenshaltungskosten: Lebensmittel, private Wohnungsmiete, Kleidung (außer eindeutiger Berufskleidung wie Schutzkleidung) — all das ist privat und nicht abzugsfähig.
• Bußgelder und Strafen: § 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG schließt Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder ausdrücklich aus, auch wenn du im beruflichen Kontext geblitzt wirst.
• Geschenke über 35 Euro netto pro Person: § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG begrenzt den Abzug von Geschenken an Geschäftspartner auf 35 Euro netto pro Person und Jahr. Liegt der Wert darüber, verlierst du den gesamten Abzug für diese Person.
• Privatanteil gemischter Ausgaben: Wenn du ein Gerät sowohl privat als auch beruflich nutzt und der private Anteil nicht klar abgrenzbar ist, erkennt das Finanzamt gar nichts an. Deshalb immer prozentual aufteilen und begründen.

Belegpflicht und Aufbewahrungsfristen

Jede Betriebsausgabe braucht einen Beleg — Rechnung, Quittung oder Kassenbon. Ohne Beleg kein Abzug, so einfach ist das. Das gilt auch für Kleinbeträge.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 AO 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 musst du also bis Ende 2036 sicher aufbewahren — egal ob als Papieroriginal oder als digitaler Scan.

Papierbelege digital einzuscannen ist erlaubt, wenn du die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) einhältst. Konkret bedeutet das: Das Scan-Bild muss lesbar sein, unveränderbar gespeichert werden (z. B. PDF/A) und mit einem Zeitstempel versehen sein. Programme wie Lexoffice oder Sevdesk erfüllen diese Anforderungen automatisch.

Für Freelancer, die sich noch fragen, ob sie überhaupt zur Buchhaltung verpflichtet sind: Als Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR) genügt dir eine schlichte Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben. Doppelte Buchführung ist erst ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen Pflicht. Mehr dazu, wie sich das auf deine Steuerpflicht auswirkt, liest du im Ratgeber Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung.

Ein praktischer Tipp: Richte dir von Anfang an ein separates Geschäftskonto ein. Alle beruflichen Ausgaben laufen darüber, alle privaten über dein Privatkonto. So sparst du stundenlange Sortierarbeit am Jahresende und dein Steuerberater — oder dein Buchhaltungsprogramm — hat auf Anhieb eine saubere Datenbasis. Viele Freelancer unterschätzen, wie viel Zeit und Nervenkraft diese einfache Trennung spart. Die Kontoführungsgebühren des Geschäftskontos sind dabei selbst wieder eine Betriebsausgabe — ein kleiner, aber feiner Kreislauf. Außerdem erleichtert ein Geschäftskonto die Kommunikation mit dem Finanzamt erheblich: Bei einer Betriebsprüfung siehst du auf einen Blick, welche Buchungen beruflich waren und welche nicht.