Mahnung schreiben als Freelancer: Vorlage & Fristen

Eine offene Rechnung, die einfach nicht bezahlt wird, gehört zum nervigsten Teil der Selbstständigkeit. Wenn ein Kunde nicht zahlt, ist die Mahnung dein wichtigstes Werkzeug, um an dein Geld zu kommen – ohne gleich einen Anwalt einzuschalten. In diesem Ratgeber zeigen wir dir, wie du als Freelancer eine wirksame Mahnung schreiben kannst: welche Fristen gelten, wann Verzug eintritt, welche Verzugszinsen du verlangen darfst und wie eine rechtssichere Vorlage aussieht. Die genaue Höhe der Zinsen und Mahngebühren rechnest du am schnellsten mit unserem Mahngebühr- und Verzugszins-Rechner aus. Stand: 2026.

Wichtig vorweg: Dieser Beitrag liefert allgemeine Informationen, keine individuelle Rechtsberatung. Bei komplizierten Fällen – etwa hohen Forderungen oder strittigen Leistungen – lohnt sich der Gang zum Anwalt oder zur IHK.

Zahlungserinnerung oder Mahnung – wo ist der Unterschied?

Viele Freelancer verwechseln beide Begriffe. Rechtlich gibt es zwischen einer freundlichen Zahlungserinnerung und einer formellen Mahnung keinen festen Unterschied – beide können den Schuldner in Verzug setzen. In der Praxis hat sich aber eine gestufte Vorgehensweise eingebürgert:

• Zahlungserinnerung: ein höflicher Hinweis, dass die Rechnung noch offen ist. Oft schlicht ein Versehen beim Kunden.
• 1. Mahnung: deutlichere Aufforderung mit neuer Frist, meist erstmals mit Hinweis auf Verzugszinsen.
• 2. Mahnung (letzte Mahnung): klare Ankündigung weiterer Schritte wie Mahnverfahren oder Inkasso.

Übrigens musst du nicht dreimal mahnen, bevor du rechtlich vorgehen darfst – das ist ein hartnäckiger Mythos. Tatsächlich genügt eine einzige Mahnung, um Verzug auszulösen. Mehrere Stufen sind allerdings kundenfreundlicher und erhalten die Geschäftsbeziehung. Wer Rechnungen sauber aufsetzt, beugt Streit vor: Achte auf die korrekten Pflichtangaben auf deiner Rechnung, damit der Kunde keinen formalen Grund zum Zögern hat.

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Der entscheidende Begriff ist der Verzug nach § 286 BGB. Erst ab Verzug darfst du Verzugszinsen und – im Geschäftsverkehr – eine Pauschale verlangen. Verzug tritt in drei Fällen ein:

1. Durch Mahnung: Sobald deine Mahnung nach Fälligkeit beim Kunden eingeht, ist er in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
2. Durch ein kalendermäßiges Datum: Hast du auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt (z. B. „zahlbar bis 30.04.2026“), gerät der Kunde außerdem ohne Mahnung in Verzug, sobald dieser Tag verstreicht (§ 286 Abs. 2 BGB).
3. Nach 30 Tagen: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug schließlich automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.

Für dich als Freelancer heißt das: Du musst nicht zwingend 30 Tage warten. Ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung oder eine erste Mahnung setzen den Verzug schneller in Gang. Tipp: Schreib auf jede Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum statt eines vagen „zahlbar nach Erhalt“. Mit unserem Rechnung-erstellen-Tool setzt du Zahlungsziele direkt sauber an.

Ein häufiger Streitpunkt ist der Zugang der Rechnung. Im Zweifel musst du beweisen, dass und wann deine Rechnung beim Kunden angekommen ist. Bei wichtigen Forderungen lohnt es sich daher, die Rechnung nicht nur per E-Mail, sondern zusätzlich nachweisbar zu versenden. Auch die Mahnung selbst solltest du dokumentieren: Speichere die versendete E-Mail oder hebe bei Briefen einen Sendebeleg auf. Diese Nachweise sind Gold wert, falls es später zum Mahnverfahren kommt.

Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale

Ab Verzug stehen dir gesetzliche Verzugszinsen zu (§ 288 BGB). Die Höhe hängt davon ab, mit wem du es zu tun hast:

• Geschäftskunden (B2B): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.
• Privatkunden (B2C): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.

Der Basiszinssatz wird zunächst halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt und jeweils zum 1. Januar und 1. Juli angepasst. Den gültigen Wert findest du außerdem stets auf der Website der Bundesbank – rechne ihn allerdings immer tagesaktuell ein, da er sich ändert.

Zusätzlich darfst du bei Geschäftskunden eine Verzugspauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Diese Pauschale gibt es unabhängig vom Rechnungsbetrag und zusätzlich zu den Zinsen. Bei Privatkunden gilt diese Pauschale nicht. Beachte aber: Sind dir konkrete Kosten der Rechtsverfolgung entstanden – etwa Anwaltskosten –, wird die Pauschale darauf angerechnet.

Ein kurzes Rechenbeispiel: Bleibt ein Geschäftskunde beispielsweise 30 Tage mit 2.000 Euro im Verzug, kommen bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz schnell ein paar Euro Zinsen plus die 40-Euro-Pauschale zusammen. Bei kleinen Beträgen ist der Zinsanteil zwar gering, dafür macht die Pauschale hier den Hauptteil aus. Genau deshalb solltest du sie bei säumigen Geschäftskunden nie vergessen.

Die konkrete Zinssumme für deine offene Forderung berechnest du am einfachsten mit dem Mahngebühr- und Verzugszins-Rechner: Betrag, Datum der Fälligkeit und Schuldnertyp eingeben – fertig.

Was gehört in eine wirksame Mahnung?

Eine Mahnung ist grundsätzlich formfrei, du kannst sie also per E-Mail oder Brief schicken. Damit sie jedoch wirkt und im Streitfall belastbar ist, sollte sie zunächst diese Punkte enthalten:

• Eindeutige Bezugnahme: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der offene Betrag.
• Klare Zahlungsaufforderung: die unmissverständliche Bitte, den Betrag jetzt zu begleichen.
• Neue, konkrete Frist: ein festes Datum (z. B. „bis zum 20.06.2026“), nicht nur „umgehend“.
• Deine Bankverbindung: damit der Kunde sofort überweisen kann.
• Hinweis auf Verzugsfolgen: ab der ersten Mahnung der Verweis auf Verzugszinsen und ggf. weitere Schritte.

Bleib im Ton zunächst sachlich und freundlich. Denn die meisten Zahlungsausfälle sind keine böse Absicht, sondern schlicht Schludrigkeit. Ein zu scharfer Ton kostet dich nämlich schlimmstenfalls einen Kunden, der eigentlich nur das Überweisen vergessen hat.

Mahnung schreiben: Vorlage zum Anpassen

Diese Vorlage kannst du für deine erste Mahnung als Freelancer übernehmen und an deinen Fall anpassen:

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. [Rechnungsnummer]

Hallo [Name],

für meine Leistung [kurze Bezeichnung] habe ich dir am [Rechnungsdatum] die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro gestellt. Bis heute konnte ich keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich ist die Zahlung schlicht untergegangen.

Bitte überweise den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis zum [neues Datum] auf folgendes Konto: [IBAN, Bank].

Sollte sich unsere Nachricht mit deiner Zahlung überschnitten haben, betrachte diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.

Viele Grüße
[Dein Name]

Für eine zweite oder letzte Mahnung verschärfst du den Ton, setzt eine kürzere Frist und weist ausdrücklich auf Verzugszinsen, die 40-Euro-Pauschale (bei Geschäftskunden) sowie das gerichtliche Mahnverfahren als nächsten Schritt hin.

Zahlt der Kunde trotzdem nicht: deine nächsten Schritte

Reagiert der Kunde auch nach der Mahnung nicht, hast du grundsätzlich mehrere Wege:

• Gerichtliches Mahnverfahren: Über das Onlineportal mahngericht.de beantragst du zunächst einen Mahnbescheid. Das ist nämlich günstiger und schneller als eine Klage und reicht oft schon, damit zahlungsunwillige Kunden reagieren.
• Inkassobüro: Dieses übernimmt die Eintreibung gegen Gebühr. Sinnvoll ist das vor allem bei vielen oder größeren Forderungen.
• Anwalt: Bei strittigen oder hohen Beträgen ist das schließlich die sicherste Variante. Die Kosten kannst du außerdem dem säumigen Schuldner als Verzugsschaden in Rechnung stellen.

Die Verjährungsfrist für deine Forderung beträgt zudem in der Regel drei Jahre (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde. Du hast also grundsätzlich Zeit – je schneller du jedoch mahnst, desto höher die Chance, dass du dein Geld noch siehst.

Häufige Fehler beim Mahnen – und wie du sie vermeidest

• Zu lange warten: Je länger eine Rechnung offen ist, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung. Mahne daher zeitnah nach Ablauf der Frist.
• Keine Frist setzen: „Bitte umgehend überweisen“ ist juristisch eher schwach. Nenne deshalb immer ein konkretes Datum.
• Falsche oder fehlende Rechnungsangaben: Eine fehlerhafte Rechnung gibt dem Kunden einen Vorwand. Prüfe daher vorab die Pflichtangaben.
• Verzugszinsen vergessen: Du verschenkst nämlich Geld, wenn du die dir zustehenden Zinsen und die Pauschale nicht ansetzt.

Mit einer sauberen Rechnung, klaren Fristen und einer höflichen, aber konsequenten Mahnung holst du dir folglich in den allermeisten Fällen dein Honorar – und zwar ganz ohne Gericht.

Fazit

Eine Mahnung schreiben ist kein Drama, sondern Routine für jeden Selbstständigen. Wichtig sind drei Dinge: zeitnah handeln, konkrete Fristen setzen und die dir zustehenden Verzugszinsen sowie die 40-Euro-Pauschale nicht vergessen. Nutze die Vorlage oben als Startpunkt und lass dir die genauen Beträge vom Mahngebühr- und Verzugszins-Rechner ausrechnen. So kommst du schnell und sicher an dein Geld.