Einnahmenüberschuss­rechnung erstellen: EÜR-Anleitung

Einmal im Jahr wird es ernst: Das Finanzamt will wissen, was du als Selbstständige*r verdient hast. Wenn du keine Bilanz machen musst, reicht dafür die Einnahmenüberschussrechnung – kurz EÜR. Die Idee dahinter ist erfrischend simpel: Du ziehst von deinen Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben ab, und was übrig bleibt, ist dein Gewinn. Genau diesen Gewinn versteuerst du. Klingt nach Grundschulmathematik, und im Kern ist es das auch. Die Tücken stecken in den Details – beim Zeitpunkt der Zahlung, bei der Umsatzsteuer und bei der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die EÜR, mit den aktuellen Zahlen für 2026. Wie viel von deinem Gewinn am Ende als Steuer fällig wird, überschlägst du nebenbei mit dem Ratgeber zur Steuererklärung für Freelancer. Stand: 2026.

Kurzer Hinweis vorab: Das hier ist allgemeine Information, keine individuelle Steuerberatung. Bei größeren Beträgen, Mischfällen oder Unsicherheit übernimmt ein Steuerberater die Verantwortung – und spart dir oft mehr, als er kostet.

Was ist die EÜR – und wer darf sie nutzen?

Die EÜR ist eine der beiden Methoden, mit denen du deinen steuerlichen Gewinn ermittelst. Ihre gesetzliche Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Der Witz dabei: Diese Methode verzichtet komplett auf die doppelte Buchführung. Also keine Bilanz, keine Inventur, keine Konten für jede einzelne Buchung. Du brauchst nur zwei Listen – Einnahmen und Ausgaben – und die Differenz.

Wer darf so rechnen? Zwei Gruppen:

• Freiberufler – also Designer*innen, Programmierer*innen, Texter*innen, Berater*innen, Ärzt*innen und die anderen Katalogberufe nach § 18 EStG. Sie dürfen die EÜR immer nutzen, ganz egal wie hoch ihr Umsatz oder Gewinn ist. Eine Buchführungspflicht trifft sie nie.
• Gewerbetreibende dürfen die EÜR nur, solange sie unter den Grenzen des § 141 AO bleiben.

Diese Grenzen wurden zunächst zum Jahr 2024 angehoben und gelten unverändert auch 2026: Sobald dein Jahresumsatz 800.000 Euro übersteigt oder dein Gewinn über 80.000 Euro liegt, kann das Finanzamt dich zur Buchführung auffordern. Dabei reicht es bereits, dass eine der beiden Grenzen gerissen wird. Allerdings beginnt die Pflicht erst mit dem Wirtschaftsjahr nach der Aufforderung – also nicht rückwirkend. Für die allermeisten Solo-Selbstständigen und Freelancer ist die EÜR daher die richtige und meist einzige Wahl.

EÜR oder Bilanz? Der direkte Vergleich

Damit klar wird, warum die EÜR so beliebt ist, hier beide Verfahren nebeneinander:

Mein klarer Rat: Solange du nicht musst, bilanziere auf keinen Fall freiwillig. Die EÜR kostet dich nämlich nur einen Bruchteil der Zeit, und außerdem brauchst du dafür keine teure Buchhaltungssoftware mit Kontenrahmen. Erst wenn du tatsächlich an die § 141-Grenzen stößt oder eine GmbH gründest, führt kein Weg an der Bilanz vorbei.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip: das Herz der EÜR

Hier liegt der eine Grundsatz, den du wirklich verstehen musst. In der EÜR zählt nämlich nicht, wann du eine Rechnung schreibst oder bekommst – sondern allein, wann das Geld tatsächlich fließt. Geregelt ist das übrigens in § 11 EStG.

Ein Beispiel macht es deutlich: Du schreibst am 20. Dezember 2026 eine Rechnung über 3.000 Euro. Der Kunde zahlt jedoch erst am 8. Januar 2027. Dann gehört dieser Betrag in die EÜR für 2027, nicht für 2026 – denn da ist das Geld zugeflossen. Genauso läuft es bei Ausgaben: Maßgeblich ist hier der Tag, an dem dein Konto belastet wird. Diese einfache Logik gibt dir außerdem am Jahresende einen praktischen Hebel. Eine größere Anschaffung noch im Dezember bezahlen drückt beispielsweise den Gewinn dieses Jahres; eine Rechnung dagegen erst im Januar stellen verschiebt die Einnahme ins nächste.

Zwei wichtige Ausnahmen solltest du kennen:

• 10-Tage-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen – etwa Miete, Versicherungsbeiträge oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen –, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und bezahlt werden, gehören in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich zählen. Die Januar-Miete, die du am 3. Januar überweist, zählt also noch zum alten Jahr.
• Anlagevermögen und AfA: Kaufst du etwas Langlebiges – einen Laptop für 2.500 Euro, einen Schreibtisch, eine Kamera –, darfst du den Betrag nicht sofort komplett absetzen. Er wird über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben (AfA). Der Laptop läuft über drei Jahre, also rund 833 Euro Betriebsausgabe pro Jahr.

Es gibt allerdings die Ausnahme von der Ausnahme: geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Liegt der Netto-Kaufpreis nämlich bei höchstens 800 Euro (§ 6 Abs. 2 EStG), darfst du den Posten im Jahr der Anschaffung voll absetzen. Außerdem musst du das GWG ab 250 Euro netto zusätzlich in ein laufendes Verzeichnis eintragen. Der Bürostuhl für 600 Euro ist somit sofort komplett absetzbar.

EÜR erstellen: Schritt für Schritt

So gehst du die Sache praktisch an – am besten nicht erst im Mai, sondern laufend übers Jahr:

1. Zunächst Betriebseinnahmen sammeln. Also alle Honorare, Verkaufserlöse und sonstigen betrieblichen Einnahmen, sortiert nach Zahlungsdatum. Vergiss dabei vereinnahmte Umsatzsteuer und private Anteile (etwa bei einem auch privat genutzten Auto) nicht – beides zählt nämlich als Einnahme.
2. Danach Betriebsausgaben kategorisieren. Also alles, was betrieblich veranlasst war: Software, Büromaterial, Fachliteratur, Reisekosten, Telefon, Raumkosten, Versicherungen, Fortbildung. Sauber nach Kategorien getrennt, geht das Ausfüllen der Anlage später außerdem viel schneller.
3. Anschließend Abschreibungen berechnen. Für jedes Wirtschaftsgut über 800 Euro netto setzt du die jährliche AfA an. Die amtliche AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums nennt dir dafür die übliche Nutzungsdauer.
4. Zum Schluss den Gewinn ermitteln. Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben minus AfA. Das Ergebnis ist demnach dein steuerlicher Gewinn – oder, falls negativ, dein Verlust.

Welche Posten in die Ausgaben gehören, zeigt dir diese Auswahl typischer Kategorien:

Anlage EÜR und ELSTER

Deine fertige Rechnung trägst du anschließend in das amtliche Formular Anlage EÜR ein. Dieses Formular ist Pflicht, und außerdem muss es elektronisch ans Finanzamt – denn die Übermittlung auf Papier ist nicht mehr zulässig (§ 60 Abs. 4 EStDV). Den Weg dafür liefert dir ELSTER, das kostenlose Online-Portal der Finanzverwaltung. Du kannst die Anlage direkt im Browser über „Mein ELSTER“ ausfüllen oder eine Steuersoftware nutzen, die die ELSTER-Schnittstelle bedient.

Die frühere Grenze, unter der man die EÜR formlos einreichen durfte, gibt es nicht mehr – heute füllt jeder die offizielle Anlage aus. Nur in echten Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag die Papierform erlauben, etwa wenn dir keinerlei technische Ausstattung zur Verfügung steht. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Ein praktischer Tipp: Leg dir bei ELSTER früh genug ein Konto an. Die Registrierung läuft per Brief und dauert ein paar Tage – kurz vor der Abgabefrist ist das der falsche Moment, das erst zu merken.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmer in der EÜR

Jetzt wird es kurz knifflig, denn die Umsatzsteuer taucht in der EÜR gleich doppelt auf. Wenn du nicht Kleinunternehmer bist, gilt nämlich das Bruttoprinzip: Die von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer ist demnach eine Betriebseinnahme, die von dir an das Finanzamt gezahlte dagegen eine Betriebsausgabe. Das wirkt zunächst umständlich, gleicht sich jedoch über das Jahr rechnerisch wieder aus.

Deutlich einfacher hast du es als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Du weist auf deinen Rechnungen gar keine Umsatzsteuer aus und führst keine ab – also taucht sie in der EÜR auch nicht auf. Du rechnest schlicht mit den Netto-Beträgen, die zugleich deine Brutto-Beträge sind. Die Grenzen dafür wurden 2025 reformiert: Dein Umsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen.

Ob sich der Kleinunternehmer-Status für dich lohnt oder ob du besser zur Regelbesteuerung greifst, hängt von deinen Kunden und deinen Investitionen ab. Die Abwägung im Detail liest du im Ratgeber Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung. Wie eine korrekte Rechnung in beiden Fällen aussehen muss, klärt der Beitrag zu den Pflichtangaben deiner ersten Rechnung.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

Diese Stolperfallen kosten Selbstständige jedes Jahr Zeit oder Geld:

• Falsches Jahr. Eine Einnahme dem Rechnungsdatum statt dem Zahlungsdatum zuordnen. Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ist der Maßstab, nicht die Rechnung.
• Teure Anschaffung sofort abgesetzt. Der Laptop für 2.500 Euro gehört in die AfA, nicht als Einmalbetrag in die Ausgaben. Sonst korrigiert das Finanzamt – meist zu deinem Nachteil.
• Belege fehlen. Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Sammle Rechnungen digital und chronologisch, dann hältst du jeder Nachfrage stand.
• Private und betriebliche Kosten vermischt. Nur der betrieblich veranlasste Anteil zählt. Ein gemischt genutztes Handy setzt du anteilig ab, nicht voll.
• Umsatzsteuer vergessen. Als Regelbesteuerter die vereinnahmte und gezahlte Umsatzsteuer nicht in der EÜR berücksichtigen – ein Klassiker, der die Zahlen verzerrt.

Häufige Fragen zur Einnahmenüberschussrechnung

Bis wann muss ich die EÜR abgeben?

Die EÜR ist Teil deiner Einkommensteuererklärung und folgt deren Frist. Ohne Steuerberater ist das in der Regel der 31. Juli des Folgejahres, mit Berater verlängert sich die Frist deutlich. Reichst du verspätet ein, drohen Verspätungszuschläge.

Brauche ich für die EÜR eine Software?

Nein, zwingend nicht. Du kannst die Anlage EÜR direkt in „Mein ELSTER“ ausfüllen. Eine Buchhaltungssoftware oder eine Steuer-App nimmt dir aber das Sortieren und Rechnen ab und überträgt die Zahlen automatisch – ab einer gewissen Belegmenge lohnt sich das.

Was passiert bei einem Verlust?

Ergeben die Ausgaben mehr als die Einnahmen, trägst du den Verlust ganz normal in die EÜR ein. Er mindert dein zu versteuerndes Einkommen und lässt sich unter Umständen mit anderen Einkünften oder mit Gewinnen anderer Jahre verrechnen.

Muss ich Belege mit der EÜR einreichen?

Nein. Du übermittelst nur die Zahlen über ELSTER. Die Belege bewahrst du auf – die Aufbewahrungsfrist beträgt für die meisten steuerrelevanten Unterlagen mehrere Jahre – und legst sie nur vor, wenn das Finanzamt sie anfordert.

Gilt die EÜR auch im Nebenerwerb?

Ja. Auch wer nur nebenberuflich selbstständig ist, ermittelt den Gewinn per EÜR und gibt die Anlage ab, sobald eine Gewinnerzielungsabsicht besteht. Die Grenzen und Regeln sind dieselben wie im Hauptberuf.

Quellen

• § 4 Abs. 3 EStG (Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung), gesetze-im-internet.de
• § 11 EStG (Zufluss-Abfluss-Prinzip, 10-Tage-Regel), gesetze-im-internet.de
• § 141 AO (Buchführungsgrenzen 800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn, seit 2024), gesetze-im-internet.de
• § 60 Abs. 4 EStDV (elektronische Übermittlungspflicht der Anlage EÜR via ELSTER)
• § 6 Abs. 2 EStG (geringwertige Wirtschaftsgüter, 800 € netto / Verzeichnis ab 250 €)
• § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung; Grenzen 25.000 € / 100.000 € seit 2025)
• IHK München, Ratgeber „Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)“, Stand 2026
• Bundesfinanzministerium, Formular und Ausfüllhilfe Anlage EÜR